Jouw toegevoegde waarde als interim ambtelijk secretaris

Als interim ambtelijk secretaris wordt er verwacht dat jij direct de handen uit de mouwen steekt.Als ambtelijk secretaris ben je de spin in het web in het overleg tussen ondernemingsraad, bestuur en achterban. Structuur aanbrengen binnen de OR, advies geven vanuit je juridische kennis en de administratieve taken op je nemen. Jij bent van belang voor de OR. Op interim-basis geldt dat ook, alleen moet je je meer laten gelden. Als interim-professional word je niet uitgebreid ingewerkt en val je meestal met je neus in de boter. Er wordt verwacht dat je direct de handen uit de mouwen steekt. Menno Robert neemt je mee in de wereld van de interim ambtelijk secretaris.

Vervangende kracht, veel verwachting

Stap jij als interim ambtelijk secretaris een organisatie of bedrijf binnen dan is dat meestal ter vervanging van de huidige ambtelijk secretaris. Omdat deze tijdelijk afwezig is vanwege verlof of misschien wel halsoverkop vertrok. De eerste uitdaging die jij als interim ambtelijk secretaris tegenkomt, is uitzoeken hoe alles georganiseerd is. Waar ben je terechtgekomen? Op welke manier werkt iedereen met elkaar samen? En waar vind ik alle archieven? 

Tegelijkertijd zie ik als coach vaak dat interim ambtelijk secretarissen niet echt worden ingewerkt. Er wordt van je verwacht dat je zelf je weg vindt. De meeste interimmers zijn uit het juiste hout gesneden om zichzelf te redden binnen een nieuwe organisatie. En dat er direct veel van ze wordt verwacht, schrikt ze niet af. Mijn advies: start meteen met uitzoeken hoe alles geregeld is, waar de OR staat en wat de verwachtingen zijn van OR én bestuurder ten opzichte van jouw interim-opdracht. Zo kun jij bepalen welke rol je aanneemt. 

De invloed die je als interim ambtelijk secretaris kunt uitoefenen hangt sterk af van de duur van de opdracht en de positie van de OR.

Onderscheid in opdracht

De tijd die voor de opdracht staat, bepaalt de invloed en toegevoegde waarde die je als interim ambtelijk secretaris hebt. Is de klus van korte duur, dan wordt er bijvoorbeeld van de ambtelijk secretaris verwacht dat hij of zij slechts het administratieve deel en de notulering oppakt. Jouw invloed is dan beperkt: in korte tijd is het lastig veel van jezelf kwijt te kunnen of de OR op een bepaald spoor te zetten. Dat is prima. Zorg ervoor dat de wederzijdse verwachtingen vooraf duidelijk zijn om teleurstelling te voorkomen. 

Duurt een opdracht een aantal maanden, dan is jouw toegevoegde waarde een stuk groter. Hoe langer je in de organisatie aanwezig bent, hoe groter de bijdrage is die jij kunt leveren. Je kunt feedback geven op de werkwijze, het archief herstructureren, een kleine training organiseren of ondersteunen tijdens gesprekken met de bestuurder. 

Vuistregel
Een interim-klus is voor een x-aantal uren per week. Hoe weet je of je daar genoeg aan hebt? Mijn vuistregel is: ga uit van een uur per week per OR-lid. Hoe groter de OR, hoe meer tijd er bijvoorbeeld in vergaderingen gaat zitten. Met deze vuistregel kun jij ook aangeven dat vier uur per week voor een OR van negen man veel te weinig is.

Sneller en efficiënter

Wat volgens mij een toegevoegde waarde is van een interim ambtelijk secretaris, is het tempo waarin gewerkt wordt. Interimmers hebben het vermogen om in korte tijd het werk eigen te maken. En zij weten als geen ander welke tijd er is voor een opdracht en hoe ze de klus klaren binnen die periode.  

Ik zie dit veel bij andere interim ambtelijk secretarissen, maar ervaarde dat zelf ook zo. Je weet welke tijd je hebt voor een opdracht en rondt je werk binnen die termijn af. Zo werk je sneller en efficiënter. Daarmee is de OR ook altijd geholpen.

PS: ons zusje MZ Services heeft verschillende mooie initiatieven voor ambtelijk secretarissen, van training en persoonlijke coaching tot intervisie! Lees meer op de website. 

Ben jij een interim ambtelijk secretaris die staat te trappelen om je expertise te delen met OR’en?