Tips & trics voor een adequate griffie
Foto: Gemeente Velsen

De rol van een raadsgriffier is sinds de invoering van deze functie in 2002 enorm ontwikkeld. Transparantie, efficiency en inwoner-vriendelijke communicatie via alle beschikbare kanalen zijn belangrijke uitdagingen voor een griffier. Hoe draagt een griffie bij aan de lokale democratie in het digitale tijdperk? Auteur en interim-griffier Els Boers geeft antwoord.

Adequate griffie in een digitaal tijdperk

In 2020 bracht Els in eigen beheer een digitaal boek uit: Democratie en de griffier. Hierin geeft zij tips voor een adequate griffie in het digitale tijdperk. Nu gemeenteraden in coronatijd gedwongen worden om te vergaderen zonder publiek is dit onderwerp relevanter dan ooit. Els: “Als interim-griffier steek ik overal iets op en dat neem ik mee naar mijn volgende opdracht. Er staan een paar tips in dit boek, hele simpele dingen, waarvan ik denk: houd daar als griffier rekening mee en pas dat toe. Bijvoorbeeld: zorg dat je als gemeenteraad echt transparant bent en dat alles digitaal makkelijk te vinden is. Het begrip ‘adequaat’ past goed bij mijn boodschap. Daarmee wil ik zeggen dat je als griffier in het hele systeem – de democratie – een rol vervult. Als griffier beperk je je niet tot de raad, maar ben je aanwezig in het hele proces. Dat betekent dat je verantwoordelijk bent voor de verantwoording van de raad naar de inwoners toe. Het is zaak om als griffie te zorgen dat inwoners makkelijk invloed kunnen uitoefenen. Daarvoor is goede communicatie noodzakelijk.”

De griffier anno 2020

Niet elk raadslid heeft op het netvlies wat een griffie precies doet of kan doen. Ad Anthonissen schreef al eerder dit blog over het bereiken van succes met een interim-raadsgriffier. Ook Els benadrukt dat een griffie voldoende ruimte moet krijgen om veel meer (onzichtbare) werkzaamheden uit te voeren. Het werk van een griffier reikt verder dan alle stukken van de vergaderingen netjes op het digitale vergadersysteem te plaatsen en te assisteren bij het opstellen van moties of amendementen. “Als griffier ben je er om de raad te ondersteunen en faciliteren. Je bent de eerste adviseur van de gemeenteraad en dat houdt in dat de raad echt wel wat van een griffier mag verwachten. Ongeacht of je nou een grote of een kleine raad ondersteunt”, aldus Els.

Inwoner-vriendelijke communicatie

Het is belangrijk dat een raadslid direct benaderbaar is, maar de gehele gemeenteraad benaderen gaat het makkelijkst via de griffier. De griffier is daarmee verantwoordelijk voor een optimale communicatie rondom de raad. “Bij elke gemeente, waar ik op de griffie kom, heb ik intussen vaste onderdelen die ik onder de loep neem en deze waar nodig aanpas. Efficiency voor zowel de raadsleden als de griffie is hét argument: inwoner-vriendelijker communiceren wordt automatisch meegenomen. In mijn boek adviseer ik om bijeenkomsten voor geïnteresseerden te organiseren, liefst wel met raadsleden samen. Individuele voorlichting aan inwoners is voor de griffier vanzelfsprekend. De griffier heeft een grote verantwoordelijkheid in het democratisch proces van de gemeenteraad. Dit vraagt om verscheidenheid in communiceren zodat iedereen er kennis van kan nemen. Zijn er raadsleden die social media inzetten? Prima, maar zorg er als griffier voor dat het ook via andere wegen bij inwoners terechtkomt. Niet iedereen is via de sociale kanalen te bereiken.”

Haarens Vergadermodel

Kortom, vergaderingen door de gemeenteraad kunnen beter, inspirerender en toegankelijker gemaakt worden voor burgers. Els beschrijft in ‘Het Haarens vergadermodel‘ in drie stappen hoe de gemeenteraad een dergelijk vergadermodel kan inrichten. Want de manier waarop raadsvergaderingen vaak nog worden voorbereid is niet altijd voldoende, bovendien blijkt de rol van de griffier nog steeds onduidelijk. “Het is altijd een traject om iedereen aan boord te krijgen bij het invoeren van een nieuw vergadermodel. Je hebt te maken met gedragsverandering en dat is het moeilijkste dat er is. Dat zie je nu met de maatregelen die van alle Nederlanders gevraagd worden in coronatijd. Ik heb ‘Het Haarens Vergadermodel’-boek geschreven om voor iedere gemeente tot een passend vergadermodel te komen. Het doel is om het van jezelf te maken en niet klakkeloos over te nemen. Ontzettend relevant in een tijd waarin de raad vergadert zonder publiek. Er is namelijk een groot verschil tussen een vergadering met of zonder publiek. Maar de rode draad is: ben je bewust dat je ten dienste bent van je omgeving en niet dat de omgeving ten dienste van de raad staat. De mens is altijd het uitgangspunt.”

Over Els Boers

Al sinds 1995 is Els actief in en rondom de politiek op alle niveaus. Ze heeft naast haar werk als raadslid en interim-griffier een uitmuntend track record als auteur opgebouwd: ze schreef diverse boeken die je in de boekenkast van menig raadslid of andere lokale bestuurders terug kunt vinden. Titels als Het Haarens Vergadermodel, Het raadslid natuurlijk actief en De Gemeentewet in eenvoudig Nederlands zijn al jaren een must-read voor raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners.

Meer weten over de rol van een griffier?

De griffier heeft een eigen verantwoordelijkheid binnen de lokale democratie. Ben je op zoek naar tips en aandachtspunten om die rol te verstevigen? Die vind je in het digitale boek ‘Democratie en de griffier’.

Benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen?

Neem contact op