We mogen steeds meer: zo ga je ermee om

Door: Paula Veld-HeesbeenWerk je Lean dan ga je efficiënter om met je werktijd.

We hebben gezucht, gesteund, afstand gehouden en kijken reikhalzend uit naar het moment waarop alles weer ‘normaal’ wordt. En dat moment kwam sneller dan we dachten. Ondanks dat we er zo lang naar uitkeken, zijn we nu niet voorbereid. Want, weet jij als werkgever al hoe je werk gaat inrichten als ‘alles’ weer mag? Als het antwoord ‘nee’ is, ben je volgens mij rijkelijk laat. Want de versoepelingen volgen elkaar razendsnel op. Daarom help ik je op weg vanuit de Lean-gedachte en asynchroon werken.

Asynchroon werken in het kort:

Werk je asynchroon dan beperk je communicatie zo veel mogelijk. Heb je niet direct antwoord van een collega of externe nodig? Ga dan niet langs en bel niet. Maar stuur een mail bijvoorbeeld. Zo stoor je de ander niet in zijn of haar werkzaamheden. En kan je collega antwoorden als het uitkomt en even de tijd nodig om na te denken over het antwoord.

Hoe Lean en asynchroon werken je helpen openen

In sneltreinvaart naar opening. Dat is wat je nu te doen staat. Want medewerkers staan te trappelen om weer naar kantoor te komen. Maar welke mogelijkheden voor thuiswerken blijf je ze bieden? Tussen welke tijden mogen zij werken? En hoe zit het met reistijd en reiskostenvergoeding? Lean en asynchroon bieden context voor deze vragen.

Vanuit de Lean Six Sigma Green Belt leerde ik processen verbeteren om zo tot meer waarde te komen voor jouw eindgebruiker of betalende klant. Maar het kan ook je collega, team, manager of directie zijn. Combineer je het verbeteren van processen met de filosofie van asynchroon werken dan werk je steeds meer vanuit vrijheid en autonomie en creëer je uiteindelijk meer effectiviteit.

Tips voor het terugkeren naar werk

Vanuit de filosofie van beide werkwijzen deel ik mijn tips voor het moment dat de kantoren verder opengaan en collega’s meer op locatie verwacht worden.

  • Verplicht collega’s niet om alle dagen van 9 tot 5 te werken, maar zoek manieren en tijden die bij de organisatie passen en die voor de medewerker werken. Bied vrijheid en autonomie en stimuleer asynchrone samenwerking.
  • Houd agenda’s eens tegen het licht. Hoeveel meetings zijn er ten tijde van het thuiswerken in geslopen, die nu stiekem overbodig blijken? Kun je die slimmer organiseren of helemaal schrappen om zo je agenda efficiënter in te delen?
  • Blijf scherp op de werk-privébalans. Het is vast niet nieuws dat die tijdens het thuiswerken voor veel mensen wat vervaagde of zelfs verdween. Let erop dat er niet te veel gewerkt wordt. Dat collega’s niet stiekem ‘s avonds achter de laptop kruipen. En dat ze het werk ook echt afsluiten. Doe dat zelf ook en geef zo het goede voorbeeld.

Lean werken richting de opening

Werk je Lean dan beperk je verspilling waar mogelijk. Ik heb het dan over verspilling aan materiaal, maar ook aan mankracht en werkuren. Zo kun je reistijd zien als verspilling. Tenzij je in de trein kunt werken, is reistijd zelden efficiënt. Overweeg daarom in welke gevallen het nodig is dat mensen op locatie zijn en wanneer werken op afstand een betere optie is zodat je reistijd bespaart.

Ook wachten is stiekem een potentieel tijdrovend onderdeel van je dag en totaal onnodig. Zit je te wachten op een reactie van een collega? Bel dan om feedback. En andersom, laat eens bewust iets liggen. Komt er geen vraag naar waar het blijft? Misschien besteed je tijd aan taken die niet gemist worden als je ze niet doet.

Merk je bijvoorbeeld dat je zelf te veel tijd kwijt bent aan het opknappen van het werk van anderen? Ga dan na of jij daar wel de beste persoon voor bent. Misschien is het efficiënter om eens met een collega te zitten en de werkwijze door te spreken zodat iets in één keer goed gaat. Op de lange termijn bespaart dat tijd. En dat één van de doelen van Lean werken. Heb jij mooi extra tijd voor een (digitaal) gesprek bij de (virtuele) koffie automaat, dat potentieel veel méér oplevert.

Verlies bij efficiënter werken niet het welzijn van de medewerkers uit het oog.

Blijf in gesprek met elkaar

Is het mobiliteitsdienstverband iets voor jou? Download onze whitepaper:

We beantwoorden al je vragen. Laten ervaringsdeskundigen aan het woord. En nemen je mee in onze werkwijze.