Raadsgriffier in hart en nieren
De Nederlandse vader van het huidige griffierschap, gedreven in het positioneren van de raad, secuur in alles wat hij zegt en doet en vooral een warm en positief mens met veel humor. Zomaar een paar karakteristieken die collega’s aan Ad Anthonissen toekennen. Hij is misschien wel de meest bekende raadsgriffier van ons land. Vanuit zijn bakermat Zundert reisde hij als interimmer door heel Nederland. Nu is hij met pensioen. We hebben hem uitgenodigd om zijn rijke kennis en ervaring te delen. Op weg naar het jaarcongres van de Vereniging van Griffiers neemt Ad Anthonissen ons in een serie artikelen mee op reis door zijn werkende leven als raadsgriffier. Reis je mee?
Hoe neem jij een gelijkwaardige positie in de driehoek in?
Mijn interim-carrière als griffier begon in april 2003 in de gemeente Mill & St. Hubert. Het dualisme en de daarbij horende functie van griffier waren nieuw. Er was nog veel discussie over de inhoud, de positie en de beloning van de functie. Ik heb van begin af aan gepleit voor een gelijkwaardige positie in de driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. Een gelijkwaardige positie betekent niet – en dat klopt ook in de praktijk – een gelijkwaardige beloning! Wat wel van belang is, is dat de salariëring van een griffier passend en adequaat is. Ik ben van mening dat dit in de praktijk nog lang niet overal het geval is. Dan kun je ook die gelijkwaardige positie in de driehoek niet vervullen. Die boodschap heb ik in de praktijk vaak, maar zeker ook in landelijke discussies hierover, keer op keer herhaald. Daar maakte ik overigens niet altijd vrienden mee.
Vooral gemeentesecretarissen gingen op de rem. Van een gelijkwaardige beloning kon geen sprake zijn omdat een griffier veel minder mensen aanstuurt, was lang de redenatie. En dat hun invloedssfeer met de komst van het dualisme én de griffier vanaf 2002 kleiner werd, stuitte zeker in de beginfase ook op weerstand. Nou weet ik uit eigen ervaring als (interim)secretaris dat die raad niet overal die aandacht kreeg die de raad verdiende. De focus van de secretaris lag meer bij het college van burgemeester en wethouders, dus dat aspect kon wat mij betreft ook van tafel. Ik vond en vind het nog steeds geweldig dat de lokale volksvertegenwoordiging nu kan rekenen op een goed georganiseerde en professionele ondersteuning vanuit de griffie. In dit verband is een gelijkwaardige positie van de griffier in de driehoek gewoon een belangrijke voorwaarde voor een goed functionerend democratisch bestuur. Het komt de inwoners van je gemeente ten goede en daar sta je als griffier voor: de belangen van inwoners.
Als griffier moet je je positie claimen; laten zien dat je een gelijkwaardige positie hebt!
Ad Anthonissen
Een gelijkwaardige positie gaat natuurlijk niet alleen over een passende financiële beloning van de griffier. Het gaat, wat mij betreft, nog veel meer over de onderlinge werkverhouding en het onderlinge vertrouwen. En over de manier waarop jij als griffier laat zien dat je een gelijkwaardige positie hébt, waarbij je je positie moet claimen!
Hoe neem je die gelijkwaardige positie nou in?
Stap 1: Werk aan vertrouwen
In mijn ervaring creëer je vertrouwen vooral door veel contact, veel vragen stellen en praten met elkaar, transparant zijn, zeggen wat je doet en echt doen wat je zegt. Je moet ook aanvoelen wanneer je beter even je mond kunt houden of tijd moet winnen door bijvoorbeeld te zeggen: “nou, daar moet ik even naar kijken!”. Door personen buiten een vergadering individueel aan te spreken op wat je ziet, hoort en denkt dat goed is, val je niemand publiekelijk af. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard, dus ben er zuinig op.
Stap 2: Werk gestructureerd
De driehoek heeft niet in alle gemeenten de functie die het zou moeten hebben. Het periodieke driehoeksoverleg moet wat mij betreft voornamelijk gaan over de actualiteit; wat speelt er nu op dit moment in de gemeente, in de organisatie, in het college en in de raad. Ook als het om tegenstrijdige belangen gaat. Daar moet je het met elkaar over hebben. Hetzelfde geldt voor een periodieke bespreking van de bestuurs- of strategische agenda. Waar staan we? Halen we de planning?
Om er voor te zorgen dat ik aandacht kreeg voor de zaken die ik als griffier belangrijk vond, werkte ik altijd met een agenda met bespreekpunten en zonodig een besluitenlijstje. Ik vroeg daarbij ook altijd of de burgemeester en gemeentesecretaris bespreekpunten hadden zodat ik die kon (laten) agenderen. Als griffier kun je zo structuur geven aan het driehoeksoverleg. Je professionaliseert de samenwerking, tilt deze naar een hoger plan en hebt altijd documenten om gezamenlijk op terug te vallen, ook voor een evaluatie. Dit kun je als griffier allemaal zelf regelen. Die rol kun je gewoon pakken. En volhouden!
Stap 3: Communiceer ruimhartig en gelijktijdig
Uit al die overleggen komt veel informatie los. Ik vind dat je die ruimhartig moet delen. Communicatie is uitermate belangrijk. Mijn lijn was altijd: ik communiceer eenduidig en met iedereen op het zelfde moment zodat iedereen dezelfde informatie heeft. Ja, dat betekent dat je heel veel communiceert. En soms ook bewust niet. Als griffier is het belangrijk om alles te weten, je speelveld heel goed te kennen, en ook te weten welke informatie je (op een bepaald moment) niet of nog niet deelt.
Mijn lijn was altijd: Ik communiceer eenduidig en met iedereen op het zelfde moment zodat iedereen dezelfde informatie heeft.
Ad Anthonissen
Ik heb het hier zeker niet over het bewust achterhouden van informatie door het college of de raad om de ander daar onaangenaam mee te verrassen. Daar had ik als griffier wel een mening over, maar die is niet relevant, want je bent geen raadslid en zit ook niet in het college. Da’s politiek en daar ben ik altijd uitgebleven. Ik zei altijd: “daar heb ik geen verstand van!”.
Tip 2 – Gelijkwaardige positie
Organiseer periodiek en frequent (bijvoorbeeld wekelijks, om de twee weken, maandelijks) een driehoeksoverleg. In de praktijk heb ik ervaren dat dit nog niet in alle gemeenten het geval is. Zorg verder voor een goede werkrelatie met zowel de burgemeester als de gemeentesecretaris; dit vraagt natuurlijk van alle actoren een actieve bijdrage. Werk aan vertrouwen, werk en ondersteun gestructureerd en communiceer ruimhartig en open, Zo positioneer je jezelf stevig als gelijkwaardige partner in de driehoek. Pak je positie griffiers! Wil je ook tip 1 weten? Lees dan hier blog 1 van de reeks.
Meer van Ad
Wil je meer over weten over hoe Ad als griffier zijn positie innam in de driehoek, dan mag je hem altijd bellen. Contact opnemen met Ad.
Wil je weten wat Ad nog meer aan kennis en ervaring te delen heeft? Volg dan De Avonturen van Ad Anthonissen op onze website. Elke maand plaatsen wij een nieuw artikel. Of laat je e-mailadres achter om na het plaatsen van de reeks, de bundel met alle artikelen te ontvangen. In die bundel doen ook anderen een boekje open over hun ervaringen met Ad Anthonissen. Zoals Lars Voskuil en Solita Groen, respectievelijk burgemeester en raadslid van de gemeente Bergen, oud burgemeester Dirk van der Borg en de landelijk bekende bestuurder Bas Eenhoorn.